இந்தத் தலைப்பில் நான் இட்ட பதிவிற்கு திரு வெட்டிப்பேச்சு என்பவர் ஒரு பின்னூட்டம் போட்டிருந்தார். அதில் அவர் சில குறிப்புகள் கொடுத்திருந்தார். அந்தப் பதிவிலேயே நான் பதில்களும் கூறியிருந்தேன்.
அதில் நான் குறிப்பிட்டுள்ள சில பகுதிகள் எல்லோரும் அறிந்திருக்க வேண்டியவை. பொதுவாகப் பின்னூட்டங்களை யாரும் படிக்க மாட்டார்கள் என்பதால் அந்த விவரங்களை ஒரு தனிப் பதிவாகப் போடுகிறேன்.
டெக்னிகல் அலுவலரை நான்-டெக்னிகல் வேலைக்குப் பயன்படுத்தினீர்கள் என்று சொல்வதற்கு ஆடிட்டர்களுக்கு அதிகாரம் இல்லை. எது டெக்னிகல் வேலை, எது நான்-டெக்னிகல் வேலை என்று பாகுபடுத்தி அலுவலர்களுக்கு வேலைகளைப் பிரித்துக் கொடுக்கும் பொறுப்பு அந்தந்த அலுவலகத் தலைவருக்கே உண்டு. உலகம் முழுவதும் உள்ள ஆராய்ச்சி நிறுவனங்களில் டெக்னிகல் அலுவலர்கள்தான் தலைவராக வரமுடியும். உதாரணமாக நான் (I) டெக்னிகல்லி ஒரு புரொபசர், என் வேலை வகுப்பு எடுப்பது மற்றும் ஆராய்ச்சிகளை வழி நடத்துவதுதான். ஆனால் அதற்கு உண்டான அட்மினிஸ்ட்ரேடிவ் வேலைகளை யார் செய்வார்கள்? அதை ஒரு அட்மினிஸ்ட்ரேடர் என்று ஒருவரைப் பார்த்துக்கொள்ளச் சொன்னால் அவர் என் வேலைகளுக்கு ஒரு முட்டுக் கட்டையாகவே இருப்பார். நான் அலுவலகத் தலைவராக இருந்தாலும் ஒரு பைசா செலவழிப்பதாக இருந்தாலும் அவரைக் கேட்டுத்தான் செய்யவேண்டும் என்ற நிலை உருவாகிவிடும். உலகம் முழுவதும் ஆராய்ச்சி நிறுவனங்களில் டெக்னிகல் ஆபீசருக்கு கீழேதான், அவர் ஆணைப்படிதான் அட்மினிஸ்ட்ரேடிவ் அலுவலகர்கள் வேலை செய்யவேண்டும். இதுதான் நடைமுறை.
2.
//Procedure
violation is always not advisable.//
நீங்கள் Management புஸ்தகங்களைப் படித்திருந்தால் அதில் ஒரு கொள்கையை வலியுறுத்தியிருப்பதைக் கவனித்திருப்பீர்கள். Rules are only for guidance. An efficient Executive is one who takes sensible exceptions to the rules. Clerk will always be obstinate about rules but an Executive is not to follow the clerk.
ஒரு மாவட்டத்தில் கலெக்டர் இருக்கிறார் என்று வைத்துக் கொள்வோம். வழக்கமாக எல்லா வேலைகளும் ரூல் பிரகாரம்தான் நடக்கும். ஒரு ஊரில் வெள்ளம் வந்து விட்டது. வெள்ளம் வரும் வழியைத் தடுத்து வெள்ளத்தை ஆற்றுக்குத் திருப்பவேண்டும். அப்போது அவர் ரூல் பிரகாரம் டெண்டர் விட்டுத்தான் அந்த வேலையை முடிக்கவேண்டும் என்று நினைத்தால் என்ன ஆகும்? உயிர்ச்சேதம், பொருட்சேதம் என்று ஏகப்பட்ட சேதங்கள் ஏற்படும். அந்த மாதிரி இயற்கை சீற்றங்களைச் சமாளிப்பதற்காக அந்தக் கலெக்டர் என்ன வேண்டுமென்றாலும் செய்யலாம். எவ்வளவு பணம் வேண்டுமென்றாலும் செலவு செய்யலாம். இந்த மாதிரி சமயங்களில் செய்யப்படும் செலவுகளுக்கு ஆடிட் கிடையாது என்பது பலருக்குத் தெரியாது.
அவர் அப்படி நிவாரண வேலைகள் செய்யாவிட்டால்தான் அவர் தன் கடமையிலிருந்து தவறியவராகக் கருதப்படுவார்.
நான் ரூல் பிரகாரம் செய்யவில்லை என்று என் பேரில் குற்றம் சுமத்தினால் நான் ஏன் ஆவ்வாறு செய்தேன், அதன் அவசியம் என்ன என்று காரணங்களைச் சொல்லி என் மேலதிகாரிகளைத் திருப்திப்படுத்தும் தன்னம்பிக்கை இருந்ததால்தான் அவ்வாறு செய்தேன். அவ்வாறு செய்வதை நான் தனிப்பட்ட முறையில் மேலதிகாரிகளிடம் சொல்லிவிட்டுத்தான் செய்வேன்.
நீங்கள் Management புஸ்தகங்களைப் படித்திருந்தால் அதில் ஒரு கொள்கையை வலியுறுத்தியிருப்பதைக் கவனித்திருப்பீர்கள். Rules are only for guidance. An efficient Executive is one who takes sensible exceptions to the rules. Clerk will always be obstinate about rules but an Executive is not to follow the clerk.
ஒரு மாவட்டத்தில் கலெக்டர் இருக்கிறார் என்று வைத்துக் கொள்வோம். வழக்கமாக எல்லா வேலைகளும் ரூல் பிரகாரம்தான் நடக்கும். ஒரு ஊரில் வெள்ளம் வந்து விட்டது. வெள்ளம் வரும் வழியைத் தடுத்து வெள்ளத்தை ஆற்றுக்குத் திருப்பவேண்டும். அப்போது அவர் ரூல் பிரகாரம் டெண்டர் விட்டுத்தான் அந்த வேலையை முடிக்கவேண்டும் என்று நினைத்தால் என்ன ஆகும்? உயிர்ச்சேதம், பொருட்சேதம் என்று ஏகப்பட்ட சேதங்கள் ஏற்படும். அந்த மாதிரி இயற்கை சீற்றங்களைச் சமாளிப்பதற்காக அந்தக் கலெக்டர் என்ன வேண்டுமென்றாலும் செய்யலாம். எவ்வளவு பணம் வேண்டுமென்றாலும் செலவு செய்யலாம். இந்த மாதிரி சமயங்களில் செய்யப்படும் செலவுகளுக்கு ஆடிட் கிடையாது என்பது பலருக்குத் தெரியாது.
அவர் அப்படி நிவாரண வேலைகள் செய்யாவிட்டால்தான் அவர் தன் கடமையிலிருந்து தவறியவராகக் கருதப்படுவார்.
நான் ரூல் பிரகாரம் செய்யவில்லை என்று என் பேரில் குற்றம் சுமத்தினால் நான் ஏன் ஆவ்வாறு செய்தேன், அதன் அவசியம் என்ன என்று காரணங்களைச் சொல்லி என் மேலதிகாரிகளைத் திருப்திப்படுத்தும் தன்னம்பிக்கை இருந்ததால்தான் அவ்வாறு செய்தேன். அவ்வாறு செய்வதை நான் தனிப்பட்ட முறையில் மேலதிகாரிகளிடம் சொல்லிவிட்டுத்தான் செய்வேன்.
3.
//Material
ஐ receive பண்ணுவதற்கு முன்பே அது வந்ததாக நீங்கள் ஸ்டாக் எண்ட்ரி பண்ணினது எனக்குச் சரியாகப் படவில்லை.//
இந்த மாதிரி செய்வது வருடக் கடைசியில் எல்லா அலுவலகங்களிலும் நடப்பதுதான். இந்த மாதிரி பட்டியல்களுக்கு Proforma Invoice என்று பெயர். அந்த வருடத்திய பட்ஜெட் காலாவதியாகாமலிருக்க இந்த மாதிரி செய்வது வழக்கம்தான். நான் இந்த வழக்கத்தைத்தான் கடைப்பிடித்தேன்.
இந்த மாதிரி செய்வது வருடக் கடைசியில் எல்லா அலுவலகங்களிலும் நடப்பதுதான். இந்த மாதிரி பட்டியல்களுக்கு Proforma Invoice என்று பெயர். அந்த வருடத்திய பட்ஜெட் காலாவதியாகாமலிருக்க இந்த மாதிரி செய்வது வழக்கம்தான். நான் இந்த வழக்கத்தைத்தான் கடைப்பிடித்தேன்.
Material ஐ receive பண்ணுவதற்கு முன்பே அது வந்ததாக நீங்கள் ஸ்டாக் எண்ட்ரி பண்ணினது எனக்குச் சரியாகப் படவில்லை.
எனக்கென்னமோ நீங்கள் சரியான ஆடிட் குரூப்பை சந்திக்க வில்லை என்றே தோன்றுகிறது.
மேலும் அவர்களுக்கு உங்கள் மேல் நல்ல மரியாதை இருந்திருக்கிறது என்றே தோன்றுகிறது. இல்லையென்றால் அவர்கள் உங்களை தங்கள் பாஸ் மாதிரி நடத்தியிருக்க மாட்டார்கள்.
அரசு அலுவலங்களில் நீங்கள் சொன்ன குறை இருக்கத்தான் செய்கிறது. ஆனால் நீங்கள் நல்லவராய் இருக்கப்போய் ஏதும் கோளாறு இல்லை. ஆனல் உங்களைத் தவிர சற்று கோணலான ஆள் வந்து பணம் பண்ண நினைத்தாரானால் அவருக்கு நீங்கள் குறுக்கு வழி காட்டியதாய் இருக்கக் கூடாதல்லவா?
Proceedure violation is always not advisable.
ஆனாலும் பதிவு சுவாரசியமாய் இருந்தது.